Inspektor Deutsch #13 Korespondencja mailowa, powitanie, zalaczniki, pozdrowienia

Witam w kolejnym odcinku Inspektor Deutsch. Dzisiaj bierzemy pod lupe korespondencje mailowa. Niezaleznie czy piszemy prywatnie czy biznesowo warto przestrzegac kilku utartych regul.

Zapraszam :)

Die/ das E-Mail lub die/ das Mail, liczba mnoga: E-Mails lub Mails

Rodzajnik die pochodzi od „Die Nachricht“- warto zapamietac die Sms – tez od „die Nachricht“

1. Adres E-mail

   Jesli mamy konto mailowe w firmie, nie mamy wplywu na nasz adres mailowy. W 99 % adresow, sa one utworzone od naszego imienia i nazwiska wg. wzoru:

Max.Mustermann@firmenname.de

Jesli zakladacie sobie konto mailowe w Niemczech warto trzymac sie tej reguly i nazwac swoj adres wg. powyzszego wzoru. Jesli wasze imie i nazwisko jest zejete, mozna po nazwisku dodac numer np. 01, 02

Np.

Max.Mustermann01@web.de

2. Powitanie
Korespondecje mailowa rozpoczynamy od “Sehr geehrter Herr Müller“, „Sehr geehrte Frau Hansen“ – czyli szanowny Panie, szanowna Pani. Jesli korespondujemy z dana osoba juz troche dluzej i lepiej sie znamy mozna przejsc na zwrot „Hallo Frau Hansen“, „Hallo Herr Müller“.
Piszac biznesowo do osoby, ktorej nie znam zawsze zazczynam od „Sehr geeherte/er Herr/ Frau“. Jesli ta osoba odpowiada mi „Hallo Frau XYZ“ wtedy automatycznie zwracam sie w kolejnej korespondencji juz tylko przez „Hallo Frau Hansen / Herr Müller“.

3. Pozegnanie

Konczac naszego maila nalezy napisac

„Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann“

Czyli z serdecznymi pozdrowieniami Max Mustermann.

W relacjach prywatnych zwrot ten jest bardzo czesto skracany do “MFG”. Niemcy badzo lubia przerozne skroty, jednak w korespondencji biznesowej skrocenie tego pozdrowienia moze zostac odebrane jako “unhöflich” , czyli nieuprzejme.

Miedzy znajomymi mozna pisac:

Viele Grüße (VG)

lub

Liebe Grüße (LG)

4. Zalaczniki

Bardzo czesto w korespondecji mailowej przesylalmy zalaczniki czyli “Anlage” lub “Anhang”.

Die Anlage

Der Anhang

Jak poinformowac nadawce, ze przesylamy mu zalacznik?

Najlepiej jesli zaczniemy naszego maila od zwrotu:

“Sehr geehrte Frau Hansen,

anbei die gewünschten Unterlagen zur weiteren Verwendung.“

lub

„anliegend erhalten Sie den Jahresabschlussbericht zur Information (lub zu Ihrer Information)“

lub moj ulubiony zwrot:

„im Anhang finden Sie die gewünschten Unterlagen“

-w zalaczniku znajda Panstwo /Pan / Pani dokumenty

lub

 „weitere Details/ Informationen entnehmen Sie bitte der beigefügten Anlage“

-dalsze detale/ informacje znajda Panstwo w dolaczonym zalaczniku

5. Cel naszego maila lub informacji w naszym mailu

Jesli przesylamy zalacznik lub jakies informacje w mailu, jest z tym zwiazazny jakis cel. Jak go wyrazic?

Oto kilka przykladow:

Zu Ihrer Akte lub zur Akte lub zu Ihren  Akten –do akt

Zur weiteren Verwendung – do dalszego zastosowania/ uzytku

Zur Kenntnisnahme lub zur Kenntnis – do wiadomosci

Zur Information lub zur Info –do informacji

Zum Verbleib – do pozostania w aktach

Zur Prüfung – do sprawdzenia

Mit der Bitte um weitere Bearbeitung/ um weitere Veranlassung / um Erledigung – z prosba o dalsze opracowanie/ dalsze polecenie, przekazanie do opracowania / do zalatwienia

6. Podziekowania

Bardzo czesto prosimy o cos w mailu. Warto wtedy na samym koncu podziekowac nadawcy juz z gory za cos, co on nam przysle lub przygotuje.

Stosujemy wtedy zwrot:

“Vielen Dank im Voraus” –czyli dziekuje z gory.

7. W razie pytan

Warto zakonczyc naszego maila sformulowaniem grzecznosciowym, ktore da sygnal odbiorcy, ze w razie jakichkolwiek watpliwosci lub pytan jestesmy do jego dyspozycji –telefonicznie lub mailowo.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen (jederzeit, gerne, telefonisch) zur Verfügung.
W razie pytan jestem (w kazdej chwili, chetnie, telefonicznie) do Panskiej dyspozycji.

lub

Sollten Sie weitere Fragen haben, rufen Sie mich bitte an – jesli mialaby Pan/Pani /Panstwo jakiekolwiek dalsze pytania, prosze do mnie zadzownic

8. Przyklad maila:

Sehr geehrte Frau Hansen,

anliegend übersende ich Ihnen das Besprechungsprotokoll vom 11.02.2016 mit der Bitte um weitere Veranlassung der offenen Punkten.

Für Rückfragen stehe ich Ihnen telefonisch zur Verfügung.

Vielen Dank im Voraus!

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

Mam nadzieje, ze dzisiejsze wskazowki przydzadza Wam sie podczas pisania kolejnego maila.

Euer Inspektor Deutsch